El Régimen de Zona Franca es uno de los principales instrumentos de atracción de inversión y generación de empleo en Costa Rica. Si la empresa es elegible, puede representar ventajas fiscales y aduaneras relevantes. Sin embargo, no debe entenderse como una exoneración automática o sin condiciones: ingresar y permanecer en el régimen implica asumir compromisos concretos, mantener controles sólidos y atender obligaciones periódicas ante PROCOMER, Aduanas y otras autoridades.
En otras palabras, el valor del régimen no está solo en los beneficios. También está en la capacidad de la empresa de demostrar, de forma ordenada y oportuna, que cumple con la Ley del Régimen de Zonas Francas, su reglamento, el Acuerdo Ejecutivo de otorgamiento y su contrato de operaciones.
¿Qué beneficios ofrece el Régimen de Zona Franca?
Los incentivos aplicables dependen de la categoría de la empresa, su actividad autorizada y su ubicación dentro o fuera de la Gran Área Metropolitana (GAM). Entre los beneficios más relevantes se encuentran los siguientes:
1. Exoneraciones para importaciones vinculadas con la actividad autorizada
Las empresas beneficiarias pueden gozar de exención de impuestos en la importación de mercancías necesarias para la operación y administración de su actividad autorizada. La guía de PROCOMER también contempla, bajo condiciones específicas, la importación exonerada de ciertos vehículos de trabajo, como camiones, chasis con cabina, pick-ups de carga y vehículos para al menos quince pasajeros.
La regla práctica es importante: la mercancía debe ser necesaria y estar relacionada con la actividad autorizada. La empresa debe mantener un control documental y de inventario que permita respaldar esa relación ante una eventual revisión.
2. Compras locales exentas cuando sean necesarias para la operación
El régimen permite la exención de impuestos en compras locales de bienes o servicios requeridos para la administración u operación de la actividad autorizada. Para respaldar correctamente estas compras, la empresa debe conservar, entre otros documentos, la orden de compra o equivalente, copia de su Acuerdo Ejecutivo y las facturas electrónicas del proveedor local.
El beneficio no sustituye la necesidad de documentar la transacción. Una compra local sin evidencia suficiente puede convertirse en un punto de riesgo tributario o de cumplimiento, por lo que los respaldos deben resguardarse desde el inicio.
3. Beneficios fiscales y de exportación
La normativa contempla exención del impuesto al valor agregado, del impuesto de remesas al exterior y, por un período de diez años, de los impuestos de traspaso de bienes inmuebles y patente municipal. Además, incluye beneficios sobre los tributos a las utilidades y otros tributos cuya base se relacione con ganancias, dividendos, ingresos o ventas.
Las tarifas y los plazos del impuesto sobre las utilidades varían según la categoría, el tipo de proyecto y la ubicación de la empresa. Por ello, cada caso debe analizarse de forma individual; no todas las empresas de zona franca reciben el mismo porcentaje de exoneración durante el mismo período.
El otro lado del régimen: compromisos que la empresa debe mantener
La aprobación para operar bajo zona franca viene acompañada de obligaciones permanentes. Estas no son meros trámites administrativos: son parte de las condiciones que la empresa debe atender para conservar los beneficios del régimen.
Cumplir los compromisos de inversión y empleo
La empresa debe suscribir un contrato de operaciones con PROCOMER y cumplir los compromisos de inversión y empleo establecidos en su Acuerdo Ejecutivo de otorgamiento. Los montos, plazos y metas dependen de la categoría y las condiciones con las que ingresó al régimen.
Esto exige que las áreas financiera, contable, recursos humanos y legal trabajen con información coherente. La inversión comprometida, los activos registrados y los datos de planilla deben poder conciliarse con los reportes y respaldos de la compañía.
Mantener control contable, documental y aduanero
La empresa debe llevar libros y registros específicos sobre las operaciones relacionadas con bienes que ingresan con exención. También debe contar con sistemas contables y operativos que permitan controlar permanentemente la entrada, permanencia y salida de mercancías, propias o en consignación.
En materia aduanera, la empresa debe utilizar las declaraciones, precintos y demás instrumentos exigidos, además de disponer de los medios para transmitir electrónicamente las Declaraciones Únicas Aduaneras (DUA). Entre sus obligaciones operativas se encuentran los avisos electrónicos de inicio y fin de viaje de mercancías. Algunos trámites pueden gestionarse directamente y otros deben realizarse mediante agencia aduanal, según el tipo de operación.
Canon mensual: un costo que debe presupuestarse
Las empresas beneficiarias deben pagar a PROCOMER un canon mensual por el uso del régimen. La guía de Zona Franca establece un mínimo de US$200 mensuales, por lo que conviene incluirlo desde el inicio en el presupuesto de cumplimiento.
- Para empresas de servicios, comercializadoras y administradoras, el canon se calcula sobre los ingresos o ventas totales: 0,30% si opera dentro de parque y 0,50% si opera fuera de parque.
- Para empresas manufactureras, el canon se determina por los metros cuadrados de techo industrial: US$0,25 por metro cuadrado dentro de parque y US$0,50 fuera de parque.
La correcta determinación del canon depende de reportes de ventas confiables y de una adecuada identificación de la actividad que genera el cobro. Si una empresa opera bajo más de una categoría, debe mantener cuentas, activos y flujos separados, y pagar el canon que corresponda a cada actividad.
Garantía a favor de PROCOMER
Otra obligación financiera es rendir y mantener permanentemente un depósito de garantía a favor de PROCOMER. El monto mínimo indicado en la guía es de US$5.000 o el equivalente a tres meses del canon mensual, según corresponda.
Este requisito debe considerarse desde la etapa de planificación financiera. No basta con constituirlo al inicio: debe mantenerse vigente durante toda la permanencia en el régimen.
Informe anual de operaciones: la evidencia del cumplimiento
La empresa debe presentar anualmente a PROCOMER un informe sobre el cumplimiento de los compromisos adquiridos. El informe se realiza mediante el sistema SIAN y debe contar con la firma digital del representante legal.
Un punto crítico es el plazo: el informe debe estar aceptado dentro de los cuatro meses posteriores al cierre fiscal de la empresa. No conviene iniciar su preparación cuando el vencimiento está cerca. La información financiera, tributaria, de empleo, inversión, compras locales y operación debe recopilarse y revisarse durante el período, no al final.
Para las empresas de servicios, por ejemplo, la información reportada debe ser consistente con sus resultados de operación y con la declaración del impuesto sobre la renta. Las discrepancias entre reportes pueden generar consultas, ajustes o riesgos en una auditoría.
Auditorías: preparación antes de recibir la notificación
PROCOMER puede realizar auditorías presenciales, virtuales, simplificadas, de seguimiento, de gastos operativos o especiales. Su finalidad es verificar el cumplimiento de las obligaciones y compromisos previamente comunicados a la empresa. La selección considera criterios de riesgo, como empleo, ventas, inversión, categorías operativas, resultados de auditorías anteriores e información del informe anual.
En una auditoría, la empresa debe poder demostrar que sus controles funcionan en la práctica. La guía de PROCOMER remite, entre otros, al Manual de Auditoría, al Cuestionario de Control Interno, al Manual de Procedimientos Aduaneros y al Libro de Control de Operaciones.
La empresa debe prepararse antes de recibir una notificación. Para ello, debe mantener actualizados los procedimientos, realizar conciliaciones de inventario y activos, resguardar los expedientes de compras locales, documentar los movimientos aduaneros y verificar el cumplimiento de los compromisos de inversión y empleo. Los hallazgos pueden requerir medidas correctivas o preventivas y dar lugar a una auditoría de seguimiento.
Permisos y cumplimiento regulatorio general
El régimen no reemplaza otras obligaciones legales de la empresa. La beneficiaria debe cumplir permanentemente las regulaciones ambientales, urbanísticas, sanitarias y demás aplicables a su actividad, así como mantener vigentes sus permisos de operación.
Asimismo, la empresa debe conservar la documentación de compras locales durante el plazo establecido en el Código de Normas y Procedimientos Tributarios y adjuntar, cuando corresponda, la documentación tributaria requerida dentro del informe anual de operaciones.
Una visión práctica: el régimen debe administrarse como un sistema de control
Para aprovechar los beneficios de zona franca sin exponer a la empresa a contingencias, es recomendable establecer un calendario de cumplimiento que contemple el pago y revisión del canon, el monitoreo de inversión y empleo, las conciliaciones aduaneras y contables, el resguardo de documentos y la preparación anticipada del informe anual.
El Régimen de Zona Franca puede ser una herramienta valiosa para empresas que cumplen las condiciones de ingreso y mantienen una operación ordenada. El beneficio fiscal es importante, pero su sostenibilidad depende de una gestión disciplinada de las obligaciones financieras, tributarias, aduaneras y regulatorias.
En ASCONFIN podemos apoyar a las empresas en la organización contable, fiscal y financiera necesaria para evaluar y atender las obligaciones relacionadas con el régimen.